Quando uma empresa recebe valores relacionados a aluguel de imóveis, uma dúvida aparece com frequência:

esse recebimento impede a permanência no Simples Nacional?

A resposta não depende apenas do dinheiro entrar na conta bancária da empresa.

Antes de analisar o regime tributário, é necessário responder a questões mais importantes:

De quem é o imóvel? Quem aparece como locador no contrato? A empresa está alugando um imóvel próprio, sublocando um espaço ou apenas administrando um imóvel pertencente a terceiro?

Essas situações parecem semelhantes financeiramente, mas possuem tratamentos jurídicos, contábeis e tributários bastante diferentes.

E uma classificação incorreta pode fazer com que a empresa pague impostos sobre valores que, economicamente, nem sequer constituem sua própria receita.

Locação de imóvel próprio e administração de imóvel de terceiros não são a mesma coisa.

A Lei Complementar nº 123/2006 estabelece restrições para empresas que realizam locação de imóveis próprios dentro do Simples Nacional.

O ponto central está justamente na expressão “imóveis próprios”.

Imagine, por exemplo, que determinado imóvel pertença à pessoa física de um dos sócios.

O contrato de locação é firmado entre o proprietário, pessoa física, e a empresa locatária. Entretanto, por uma questão operacional, o pagamento do aluguel é depositado na conta bancária de outra empresa pertencente ao mesmo sócio.

O simples trânsito financeiro pela conta da empresa não necessariamente transforma aquele valor em receita empresarial.

Se estiver devidamente documentado que a empresa apenas recebe os recursos por conta e ordem do proprietário, a análise tributária pode ser completamente diferente daquela aplicável a uma empresa que efetivamente possui e aluga um imóvel próprio.

Por isso, uma análise tributária correta não começa perguntando:

“Em qual conta o dinheiro entrou?”

Ela começa perguntando:

“A quem esse dinheiro pertence juridicamente?”

Dinheiro que entra na conta bancária nem sempre é faturamento.

Esse é um ponto importante para empresas familiares, holdings, grupos empresariais e negócios nos quais existem operações entre pessoas físicas e jurídicas relacionadas.

Considere uma situação simplificada:

O imóvel pertence ao sócio pessoa física.

A empresa operacional utiliza o imóvel e paga aluguel.

Uma segunda empresa apenas administra o contrato e recebe o pagamento em nome do proprietário.

Nesse cenário, se a documentação jurídica estiver corretamente estruturada, o valor integral recebido pode representar um recurso de terceiro, e não necessariamente receita própria da empresa administradora.

A empresa poderia reconhecer como sua receita somente aquilo que efetivamente lhe pertence, como uma eventual taxa pela administração do imóvel.

Por exemplo:

Aluguel mensal do imóvel: R$ 40.000

Taxa de administração da empresa: R$ 2.000

Nesse desenho, é possível existir uma diferença relevante entre:

R$ 40.000 transitando financeiramente pela empresa

e

R$ 2.000 constituindo efetivamente receita da empresa.

Essa distinção pode alterar significativamente a base tributável e até mesmo a conclusão sobre qual regime tributário é mais eficiente.

O perigo de tratar aluguel como pró-labore

Outro erro que merece atenção ocorre quando valores recebidos a título de aluguel acabam sendo posteriormente retirados pelo sócio como pró-labore.

Aluguel e pró-labore possuem naturezas completamente diferentes.

Aluguel decorre da disponibilização de um imóvel.

Pró-labore corresponde à remuneração do sócio pelo trabalho realizado na empresa.

Portanto, se o imóvel pertence à pessoa física do sócio, não é tecnicamente adequado transformar automaticamente o aluguel recebido em pró-labore.

Essa classificação pode gerar reflexos previdenciários, tributários, contábeis e declaratórios desnecessários.

Além disso, dentro do Simples Nacional, o pró-labore pode influenciar o cálculo do chamado Fator R, justamente porque integra determinadas despesas com folha consideradas nesse cálculo.

Por isso, primeiro deve ser determinada a verdadeira natureza de cada valor.

Somente depois deve ser definido um pró-labore compatível com a efetiva atuação do sócio na empresa.

E quando existe sublocação?

Existe ainda uma terceira situação que precisa ser diferenciada da locação de imóvel próprio.

Na sublocação, a empresa não é proprietária do imóvel.

Ela ocupa o imóvel na condição de locatária e posteriormente cede, total ou parcialmente, seu uso a outra pessoa ou empresa.

A Receita Federal já analisou especificamente a matéria na Solução de Consulta COSIT nº 359/2014, concluindo que a sublocação, por si só, não impede a permanência no Simples Nacional.

Isso torna essencial distinguir três situações:

1. Locação de imóvel próprio

A empresa é proprietária e recebe aluguel pelo seu próprio imóvel.

2. Administração de imóvel de terceiro

O imóvel pertence a outra pessoa e a empresa recebe remuneração pela administração.

3. Sublocação

A empresa ocupa o imóvel como locatária e subloca parte ou a totalidade do espaço.

Cada situação possui consequências tributárias diferentes.

A empresa precisa emitir nota fiscal sobre o aluguel?

Essa pergunta também não possui uma resposta única.

Tudo depende da natureza da operação.

Quando a empresa presta efetivamente um serviço de administração de imóvel de terceiro, sua remuneração pela administração constitui receita própria e deve observar as regras fiscais aplicáveis à prestação do serviço.

Entretanto, se o aluguel pertence à pessoa física proprietária do imóvel e a empresa apenas recebe esse dinheiro por conta e ordem dela, emitir uma nota fiscal pelo valor integral como se todo aquele montante fosse receita própria pode criar uma inconsistência.

A documentação deve demonstrar claramente:

1. quem é o proprietário do imóvel;
2. quem é o locador;
3. quem é o locatário;
4. quem recebe os valores;
5. por que determinada empresa recebe esses recursos;
6. quanto representa aluguel;
7. quanto representa eventual taxa de administração;
8. e quanto efetivamente pertence à empresa.

Em outras palavras:

a documentação fiscal precisa refletir a realidade econômica da operação.

Aluguel pago por empresa para pessoa física também exige atenção ao IR

Quando uma pessoa jurídica paga aluguel a uma pessoa física, existe ainda outro ponto tributário relevante: o tratamento do Imposto de Renda na fonte.

A existência de uma empresa administradora ou intermediária no fluxo financeiro não elimina automaticamente as obrigações da fonte pagadora.

Por isso, estruturas nas quais o aluguel pertencente à pessoa física passa pela conta de outra empresa precisam ser analisadas também sob a perspectiva das retenções e das informações declaradas pelas partes envolvidas.

É justamente nesse tipo de operação que podem surgir divergências entre:

contratos, contabilidade, movimentação bancária, folha de pagamento, declarações fiscais e imposto de renda dos sócios.

Simples Nacional ou Lucro Presumido: qual é melhor?

Esse é um dos principais erros observados em planejamentos tributários:

comparar regimes antes de determinar corretamente qual é a verdadeira receita tributável da empresa.

Imagine uma empresa que recebe mensalmente:

R$ 50.000 referentes ao aluguel pertencente ao sócio;

R$ 2.000 referentes à administração do imóvel;

R$ 3.000 referentes a uma verdadeira sublocação.

Se todos os valores forem tratados como faturamento empresarial, a empresa aparentará possuir uma receita de R$ 55.000 por mês.

Entretanto, se os contratos demonstrarem que os R$ 50.000 pertencem ao proprietário pessoa física e a empresa apenas administra o recebimento, sua receita própria a ser analisada poderá ser significativamente menor.

Nesse exemplo, apenas:

R$ 2.000 de administração + R$ 3.000 de sublocação.

Ou seja:

R$ 5.000 de receita empresarial em vez de R$ 55.000.

Uma classificação dessa natureza muda completamente a simulação entre Simples Nacional e Lucro Presumido.

Por isso, perguntar simplesmente:

“Qual regime paga menos imposto?”

pode levar à decisão errada.

A pergunta correta é:

“Quais receitas realmente pertencem à empresa e qual é o tratamento tributário de cada uma delas?”

O Simples Nacional pode continuar sendo vantajoso

Quando estamos diante de atividades como administração de imóveis de terceiros, a tributação dentro do Simples pode depender, entre outros elementos, da atividade exercida e do Fator R.

Em determinadas situações, alcançar um Fator R igual ou superior a 28% pode levar a atividade ao Anexo III, enquanto percentuais inferiores podem direcioná-la ao Anexo V.

Já a sublocação possui tratamento específico analisado pela Receita Federal.

Por isso, abandonar automaticamente o Simples Nacional simplesmente porque determinado valor relacionado a imóvel entrou na conta bancária pode ser uma decisão precipitada.

Antes de mudar de regime, é necessário reconstruir a operação e calcular os efeitos com base na receita real da empresa.

O que deve ser revisado antes de qualquer mudança tributária?

Uma análise segura normalmente passa pela revisão conjunta de documentos societários, contratuais, contábeis e fiscais.

Entre eles:

1. matrícula do imóvel;
2. contrato de locação;
3. identificação do proprietário e do locatário;
4. contrato de administração ou mandato, quando existente;
5. contrato de eventual sublocação;
6. autorização para sublocação, quando necessária;
7. extratos e comprovantes de pagamento;
8. contabilização das receitas;
9. PGDAS-D;
10. folha e pró-labore;
11. eSocial e DCTFWeb;
12. retenções de Imposto de Renda;
13. e declarações dos envolvidos.

Analisar somente o regime tributário, sem revisar esses documentos, pode significar otimizar uma estrutura que está conceitualmente errada desde a origem.

Planejamento tributário começa pela estrutura, não pela alíquota

Uma empresa pode estar pagando imposto a maior não porque escolheu necessariamente o regime tributário errado, mas porque está classificando incorretamente seus próprios fluxos financeiros.